ユーザー事例　第1回
フレキシビリティが求められるビジネストラベルの必須ツール

世界を股にかけて活躍するビジネスマンにとって、効率よくフライトスケジュールを組むのは仕事の一部といっても過言ではありません。イギリスに本社を置く法律事務所にお勤めのK様は、イギリス人弁護士の秘書をされています。忙しい時には週に一回は出張にでるという上司のスケジュール管理や出張手配、頻繁に変更されるスケジュールにどう対応するかが課題だそうです。現場での作業やその苦労などについて伺ってみました。

ストレスと労力がかかる
フライト情報の収集

お仕事の内容を教えていただけますか

私どもの会社では、訴訟の調整、大きなプロジェクトの計画書作成など、国際間で起こりうる問題に対して企業にコンサルティング、アドバイスなどを行っています。秘書としての私の主な務めは、出張の手配など、上司のスケジュール管理です。

上司の出張はどのくらいあるのですか

一番忙しかった時期は、週一回でしょうか。出張する国は多岐に渡っています。クライアントの要望を受けて現地に向かうので、こちらの主導でスケジュールを組むことができません。出発ぎりぎりまで日程が決まらなかったり、滞在が延長されたりするのは日常茶飯事です。ですからフィックスではなく、常にオープンの航空券を購入しています。

どのようにフライトの手配をされていましたか

旅行代理店にチケットの手配をお願いする前に、まず、最短でなるべく簡単に現地に飛べるフライトを自分で調べます。各航空会社のウェブサイトにアクセスして最新のフライトスケジュールを調べるのですが、これが結構骨の折れる作業なのです。外資系の航空会社だと日本語と本国のウェブサイトで情報が食い違っていることもあるし、航空会社によっては情報が更新されていないこともあります。ですから、航空会社のみならず、旅行代理店、空港などのウェブサイトでダブルチェックする必要があります。それでも、例えば東京‐ロンドンなど単純なフライトなら比較的スムースに情報収集ができるのですが、出張する場所が複数の場合もありますし、乗り継ぎ便しかない国に行くこともあります。去年は中東に出張することが多かったのですが、情勢が頻繁に変わるので、スケジュールを組んでいくのが本当に大変でした。大使館、航空会社のウェブサイトとにらめっこの毎日でした。

それは大変ですね。情報収集に非常に時間がかかっていたのですね

そうなんです。あちらこちらに散らばっているフライト情報をかき集め、解りやすく正確にエクセルで表にしてプリントアウトして上司に提示します。最終的に上司がフライトを決定して、チケット手配に入ります。「早く着く」と「この時間に着く」の最低２パターンをまとめるようにしますが、午前中に着くフライトでスケジュールを組んでいた矢先に出張が延長、違う日の午後便で探し直すということもあります。確実なフライト、簡単に行ける方法、いちばん安いチケット、上司のスケジュール変更など、さまざまな条件を考慮するのですが、時間に制約があるなかで何回も作業をやり直していると、「本当にベストなものを選んでいるのか？」と不安になることもしばしばで･･･。自分に確信がもてないと、その不安が上司にも伝わってしまうのです。よくないですよね。

ひと目で全てがわかる
フライトプランナー

そんなとき、弊社のフライトプランナーに出会われたわけですね

実は私、昔からフライトプランナーの愛用者だったんですよ。雑誌でもよく見ていましたし、CD-ROM版も愛用していました。今の会社に転職し、出張手配に四苦八苦している時、ふと、フライトプランナーが頭に浮かんだのです。調べてみたら、現在はオンライン化されていることがわかって、すぐに上司に頼み込んで申し込みました。

実際、お使いになってみて、どうですか

もう、救世主です（笑）。先ず、お値段が安い！複数人数で申し込むと契約金額の割引もして頂けると言う素晴らしいカスタマーサービスがあるんです。もちろんサービスも大変使いやすく、ひとつのウェブサイトにアクセスするだけで、すべてのフライト情報がわかるなんて、夢のようです。フライト情報もダイレクト・ルートのみならず、乗り継ぎ便、ありとあらゆるフライトスケジュールを比較検討できますし、空港、航空会社のコード名、機体までもひと目でわかります。また、出発時間、到着時間、経過時間でのソート、見落としがちなディスカウントタイプなどの情報も簡単に拾えるので助かります（英語版のみ）。それに、自分で表にまとめなくても、フライト情報の画面をプリントするだけでOK。プロフェッショナルなレイアウトであるところも気に入っています。フライトプランナーのおかげで、仕事のストレスが99.9％軽減され、仕事のスピードが200％速くなりました。

そういっていただけると嬉しいです。 実際に1000社の航空会社が運航する645,000以上のフライトを網羅しています

旅行代理店にチケットの手配をお願いする時、画面を見ながら第1希望、第2希望などを即座に伝えることができるのは、本当に楽です。それに、使いこんでみて、他の利点も発見したんですよ。それは、情報のシェアです。例えば出張先で急に帰国スケジュールが変わったときなど、私と現地にいる上司が「このフライトはどうですか？」などと、同じ画面を見ながら話し合うことができるんです。また、私がオフィスにいない時に、他の秘書に「いついつの、どこ行きのフライトを探しておいてください」と簡単にお願いするだけで滞りなく作業を進行することができます。使い始めてこれで１年目ですが、フライトプランナーのフライト情報が違っていたという経験は今までにありません。100％信用できます。

フライトプランナーのフライト情報は10秒に１回更新されています。 常に最新のフライトスケジュールが一つの画面で見られることは魅力のひと一つです

以前、上司のスケジュールが急遽変更になり、12月24日に帰国できることになったことがありました。クリスマスの時期ですし、やっぱり家族と過ごしたいですよね。でも、繁忙期なので航空会社に電話はつながらないのです。コールセンターの営業時間も終わろうとしているような逼迫した状況でしたが、フライトプランナーを使って運航状況等を確認し、ギリギリで席を確保できたことがありました。以前のような作業をしていたら、絶対無理だったでしょうね。

あらゆる国籍を網羅した
ビザ情報を、ぜひ

こんな情報があれば、というご希望はありますか

私どもの会社では、イギリスのほか、アメリカ、オセアニア、ヨーロッパ、アジアなどの国籍の弁護士が働いています。ですので、ビザ情報も重要です。日本国籍ならビザは必要ないけれど、他の国籍では必要な国もあります。また、空港でビザを購入することができる国もあります。日本で収集できる情報は、どうしても日本国籍に偏っており、必要な情報は大使館のウェブサイトを見たり、問い合わせたりして調べるしかありません。私どもの会社のように、あらゆる国籍の人間が働いている会社は少なくないと思うのです。国籍ごとのビザがひと目でわかる情報を載せていただけると大変助かります！

貴重なご意見をありがとうございます。実際に使っている方の体験談こそ、今後のクオリティーアップにつなげることができます

グローバル化の進展に比例して、以前に比べて出張の変更が頻繁になりました。フレキシビリティがさらに問われるようになってきているのを感じます。だからこそ、フライトプランナーのように情報が常に更新され、しかも検索能力が優れたツールは必須です。フライトプランナーなしの業務はもう考えられません（笑）。私のような仕事をしている全国の秘書、そして世界中を飛び回っているビジネスマンに是非フライトプランナーをお勧めしたいですね。